Il personale dedicava una parte significativa della giornata a confermare appuntamenti, gestire modifiche, inviare promemoria e richiedere informazioni mancanti.
Queste attività amministrative sottraevano tempo al rapporto con i pazienti e aumentavano il rischio di appuntamenti dimenticati, dati incompleti e comunicazioni non tracciate.
Considerata la sensibilità del contesto, non era sufficiente automatizzare. Era necessario separare chiaramente le attività amministrative ripetibili dalle comunicazioni cliniche, definire quali dati potevano essere utilizzati e stabilire quando il sistema doveva interrompersi e trasferire il caso al personale sanitario.
Abbiamo analizzato il percorso dalla richiesta iniziale alla conferma dell’appuntamento, includendo modifiche, cancellazioni, promemoria, documentazione e follow-up amministrativi.
Sono stati identificati i passaggi standardizzabili e le situazioni che richiedevano obbligatoriamente una verifica umana. Sono stati inoltre valutati dati necessari, autorizzazioni, responsabilità, accessi e modalità di registrazione delle attività.
L’obiettivo è diventato ridurre i passaggi manuali senza permettere all’automazione di fornire indicazioni mediche, modificare autonomamente informazioni cliniche o prendere decisioni riguardanti la cura del paziente.
